Kế hoạch 5W2H đề cập đến một loại lập kế hoạch của một dự án kinh doanh nhưng theo cách đơn giản hơn bình thường, nhờ nó có khả năng thiết lập rõ ràng tình trạng thực của một kế hoạch kinh doanh, vì lý do này, nó được coi là đây như một công cụ giúp xác định các khía cạnh liên quan đến năng suất. Kế hoạch này chủ yếu dựa trên việc tạo một bảng tính trong đó có 7 câu hỏi được đặt ra và mỗi câu hỏi phải tìm được câu trả lời. Đó là 1 “Cái gì” (What) 2 Why (Tại sao) 3 When (Khi nào) 4 Where (Ở đâu) 5 Who (Ai) 1 How (Như thế nào) 2 How much (Bao nhiêu). Những câu hỏi này chịu trách nhiệm về tên của kế hoạch, bởi tên viết tắt của mỗi câu hỏi.
Như các chuyên gia nói, các ý tưởng trở nên hợp pháp ngay khi chúng được đưa ra giấy, điều này làm cho kế hoạch 5W2H trở thành công cụ hoàn hảo cho việc này, đặc biệt là để duy trì sự kiểm soát của tổ chức thông qua một bộ danh sách tạo điều kiện cho việc kiểm soát, lý tưởng cho những dự án đang trong giai đoạn ban đầu vì chúng cho phép thể hiện tầm nhìn rộng hơn về các vấn đề cần giải quyết và những gì phải làm để phát triển theo ý nghĩa đó, chưa kể rằng nó rất dễ hiểu đối với hầu hết mọi người.
Nhờ có kế hoạch, có thể đối mặt với các tình huống phức tạp, vì bằng cách áp dụng kế hoạch, lợi ích mà bản thân dự án có thể có được có thể tăng lên, ngoài ra còn hữu ích cho việc kết hợp các nhân viên trẻ được đào tạo với những gì có thể là sản phẩm bạn muốn thương mại hóa. Phương pháp luận này nổi bật so với các loại quy hoạch khác do nó rất dễ sử dụng và dễ hiểu, đồng thời vẫn hoàn chỉnh, hiệu quả và dễ uốn nắn, nghĩa là nó có thể được điều chỉnh tùy theo tình huống được yêu cầu ngay cả sau khi kế hoạch đã được thực hiện.
Do tính dễ dàng nên bất kỳ công ty nào có mục tiêu kinh doanh đều có thể áp dụng. Có những người so sánh phương pháp này với câu cách ngôn " chia để trị " vì 5W2H cho phép lập kế hoạch theo cách phân đoạn.
