Lập chỉ mục được hiểu là quá trình mô tả chi tiết nội dung của một văn bản hoặc tài liệu, chủ yếu là trích xuất các từ khóa thể hiện đầy đủ văn bản. Công dụng chính của nó là khi các tệp được truy xuất hoặc tìm kiếm trong một hệ thống, tổ chức hoặc kho truy xuất, để giảm thời gian tìm kiếm và phổ biến. Nó được kiểm duyệt theo tiêu chuẩn ISO 5963, được áp dụng vào năm 1985. Cụ thể, một loại chỉ mục được xây dựng để giúp cho mỗi tài liệu, không chỉ chứa các từ quan trọng trong nội dung, nó còn bao gồm tóm tắt về nó, cũng như rằng sự cốhoặc phân tích của chủ đề. Tương tự, nó được điều chỉnh bởi một chính sách, có thể thay đổi tùy thuộc vào tổ chức sử dụng nó, mặc dù những chính sách này luôn được mô tả trong các sách hướng dẫn đặc biệt dành cho họ.
Trong As trong nhiều quy trình bao gồm phân loại và phân tích tài liệu, nó bao gồm một số giai đoạn, như được đọc kỹ vấn đề có trong tài liệu; chọn những điểm cốt yếu về chủ đề; chia nhỏ các khái niệm đã chọn bằng các từ cụ thể hoặc đặt nó dưới một từ vựng được kiểm soát; cuối cùng, kết nối được thiết lập giữa các thuật ngữ cuối cùng được trích xuất từ văn bản. Do đó, lập chỉ mục tự do là quá trình trình bày một bản tóm tắt với các thuật ngữ chính của một tài liệu, với sự khác biệt là trong giai đoạn đặt nó dưới một từ vựng được kiểm soát, nó không được sử dụng, nhưng các từ được đề xuất. bởi chủ thể thực hiện hoạt động hoặc được lấy trực tiếp từ tài liệu.
