Việc lập chỉ mục tự động trích xuất dữ liệu từ một tập hợp các tài liệu cụ thể hoặc văn bản phục vụ bên ngoài để cung cấp đầy đủ các chi tiết giống nhau. Dữ liệu này có thể từ văn bản, thậm chí cả hình ảnh và âm thanh. Quá trình này được thực hiện thông qua một chương trình máy tính chọn các phần tử theo một loạt các tham số đã được thiết lập trước đó. Quá trình này không có gì khác hơn là một phân loại với các từ khóa hoặc các yếu tố chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm của bạn trong một nhóm lớn các từ khóa tương tự.
Lập chỉ mục tự động là phổ biến trong các tổ chức làm việc giữa bộ phận nhân sự và hành chính. Một lượng lớn thông tin phải được phân loại và phân loại theo một chuỗi có thứ tự để vị trí của nó chính xác cho cả người yêu cầu và người duy trì hệ thống.
Việc lưu trữ dữ liệu là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, không chỉ để duy trì lịch sử mà còn có sự hỗ trợ mở rộng về bảo mật để đảm bảo rằng nội dung của tài liệu là đúng sự thật và trong trường hợp bị mất, có một bản sao lưu để kiểm tra.
Trình lập chỉ mục chuyển đổi ngôn ngữ được kiểm soát (bộ mô tả và tiêu đề chủ đề) sau khi tìm kiếm và tìm thấy ngôn ngữ tương đương của chúng trong ngôn ngữ lập chỉ mục (từ đồng nghĩa, danh sách tiêu đề chủ đề hoặc danh sách mô tả theo thứ tự bảng chữ cái). Bằng cách này, các bộ mô tả hoặc tiêu đề chủ đề này được sử dụng để lưu trữ các tài liệu này trong cơ sở dữ liệu hoặc danh mục và cũng để truy xuất chúng để truy xuất sau này. Do đó, mục đích chung của việc lập chỉ mục là lưu trữ và truy xuất thông tin.
