Lập chỉ mục là quá trình có thể phân loại tài liệu, văn bản và những thứ khác, sử dụng từ vựng được kiểm soát (các thuật ngữ chính mô tả hoàn hảo chủ đề của bài viết), tóm tắt và phân tích. Đối với lập chỉ mục tài liệu, nó là tập hợp dữ liệu quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm hoặc bảo vệ một văn bản cụ thể, thông thường, đã được xuất bản. Nó được phân biệt bằng cách được sử dụng thường xuyên hơn trong lĩnh vực khoa học, vì vậy người ta ưu tiên chia chúng theo các phần thông tin sau: tên tác giả, tên xuất bản, năm, nhà xuất bản, quốc gia, cũng như tên của tài nguyên đó. Nó chứa nó (báo, tạp chí), nếu nó tồn tại.
Trong số các yếu tố có thể tìm thấy trong quá trình lập chỉ mục, bao gồm: người lập chỉ mục, một đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm túc thủ tục, sử dụng các quy tắc hoặc chính sách chi phối nó; tài liệu, là những tài liệu được tìm cách phân loại trong một hệ thống, trong đó việc xem xét toàn diện được chuyển tiếp, quản lý để trích xuất từ chúng những thông tin thích hợp để có thể truy cập trước bất kỳ tìm kiếm hoặc lưu trữ nào; các quy tắc và chính sách lập chỉ mục, là các luật khác nhau mà theo đó việc lập chỉ mục được điều chỉnh, để làm cho nó hoạt động hiệu quả; ngôn ngữ Lập chỉ mục, còn được gọi là từ vựng được kiểm soát, là về việc lựa chọn các thuật ngữ có liên quan đến nội dung của tài liệu và thuộc về một loại tổ chức của các từ cụ thể.
Điều quan trọng cần lưu ý là từ vựng được kiểm soát lần lượt được chia thành ba loại. Cái đầu tiên mang lại sức sống cho những cái được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, tôn trọng chủ đề mà chúng đề cập đến. Từ khóa và cụm từ mô tả cũng được bao gồm. Tương tự như vậy, các quy định của ngôn ngữ học phải được tôn trọng.
