Nó chỉ đơn giản là một hóa đơn nháp được gửi cho người mua với các chi tiết cụ thể mà sau này sẽ được đưa vào hóa đơn gốc để thông báo các chi tiết và chờ họ phê duyệt. Hóa đơn chiếu lệ không phải là một tài liệu thông thường mà là một tuyên bố cam kết của người bán về việc quảng bá hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể cho người mua.
Không giống như những gì được biết đến nhiều nhất, những hóa đơn này không được đăng ký làm tài khoản phải thu của người bán cũng như không được đăng ký là tài khoản phải trả, tức là chúng không phải là một phần của kế toán của một doanh nghiệp như vậy. Về cơ bản, nó đóng vai trò của một đề nghị thương mại hoặc, nếu có, một hóa đơn dự thảo, là một thỏa thuận người mua và người bán được thiết lập như một cam kết giữa cả hai trước khi thực hiện giao dịch cuối cùng.
Một cách sử dụng khác được cấp cho hóa đơn này ở cấp độ thương mại là như một chứng từ, trong đó chỉ định một hoạt động chưa được hoàn thành, vì khách hàng chưa nhận được hàng hóa hoặc thanh toán cho nó. Để nêu chi tiết sự khác biệt so với một hóa đơn thông thường, bản chiếu lệ làm rõ nó là gì trong cùng một tài liệu ngoài việc có một dãy số khác hoặc đơn giản là nó không được đánh số và không thể thay thế bằng một dãy số thông thường. Trong lĩnh vực pháp luật, hóa đơn này được sử dụng như một bản án cuối cùng để cho phép phát triển một quy trình pháp lý. Về phần mình, trong thương mại quốc tế, hóa đơn này phải được giao cho hải quan khi hóa đơn thật không có tại thời điểm vận chuyển.
Có hai nhóm được thành lập trong trường hợp ngôn ngữ học, đó là:
- Pronominal proforma: được biết đến nhiều nhất, nó dùng để cung cấp một cụm danh từ hoặc một định nghĩa nếu có.
- Proforma không phải pronominal: trong ngôn ngữ của chúng tôi, khái niệm này không tồn tại, tuy nhiên ở tiếng Ý, tiếng Pháp hoặc tiếng Catalan, nó được sử dụng. Chức năng của điều này là thay thế một cụm giới từ, tùy thuộc vào ngôn ngữ, nó có thể có sự khác biệt và đặc thù.
Các dữ liệu được chuyển đi trong hóa đơn cho biết như sau:
- Ngày.
- Những cái tên.
- Lý do kinh doanh của người bán-người mua.
- Chính xác mệnh giá và số lượng hàng hóa.
- Đơn giá và số lượng hàng hóa.
- Hình thức và điều kiện thanh toán.
- Loại bao bì.
- Điều khoản giao hàng.
- Không cần chữ ký được ủy quyền.
- Dữ liệu cho biết có thể được ký gửi trong hóa đơn thương mại khi đơn đặt hàng đã được người mua xác nhận.
