Tài liệu là bản in trên một số loại giấy, giải thích hoặc biên soạn thông tin chứng thực một sự kiện hoặc xác nhận việc thực hiện một hành động. Bất cứ điều gì có thể được viết trong một tài liệu, từ một câu chuyện đến câu chuyện của quá khứ đã được kể lại. Về cơ bản, một tài liệu dùng để lưu giữ ý tưởng về những gì đã xảy ra trong thời gian, để sau này được xem xét và dùng như một tài liệu tham khảo hoặc một phần của câu chuyện.
Khi nói đến các tổ chức có đặc điểm của các công ty với hàng trăm tài liệu chạy qua các hành lang và email, chúng thể hiện một lối sống cơ bản đặt ra nhu cầu giao tiếp và gửi dữ liệu thông qua các công cụ này, như đã nêu ở trên, được sử dụng để ghi lại những điều đã qua. Trong một công ty, việc bảo vệ và chăm sóc các tài liệu cấu thành nó là rất quan trọng, vì điều quan trọng là phải ghi chép lại mọi thứ được xử lý và tính toán trong đó bằng các tài liệu này.
Một tài liệu phải tuân theo một loạt các quy tắc và điều kiện mà người viết nó phải tôn trọng, trong đó nổi bật là việc sử dụng đúng cách viết có thể chấp nhận được, việc sử dụng sai dấu câu có thể gây ra hiểu lầm. Nó phải được xác định chính xác để biết nó đến từ đâu và dẫn đến đích nào. Tài liệu có thể được viết tay (viết tay), nhưng ngày nay với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, việc tạo tài liệu trên máy tính trở nên phổ biến, vì vậy có những trình soạn thảo hoàn chỉnh và đơn giản giúp trải nghiệm soạn thảo tài liệu dễ dàng hơn.
Các tài liệu cũng cần được vận chuyển đến các điểm đến tương ứng, vì điều này, chúng tôi cũng cần một công cụ gọi là thư, hiện tại nó được sử dụng nhiều hơn tất cả các thư điện tử, bao gồm gửi tài liệu và các loại tệp khác bằng Internet.
Ngoài ra, tài liệu có thể được phân loại là tài liệu chính, là tài liệu chứa thông tin gốc của tác giả và chưa bị xử lý hoặc sửa đổi bởi người khác không phải người chịu trách nhiệm, trong tài liệu thứ cấp, sẽ là tài liệu đã nhận được điều trị và thứ ba, là những tài liệu thứ cấp mà một phương pháp điều trị đã được áp dụng.
