Thuật ngữ Quan liêu được sử dụng để chỉ khả năng của một tổ chức ở bất kỳ quy mô nào có thể áp dụng thành công các hành động của mình trong quá trình thực hiện sứ mệnh hoặc mục đích đạt được thỏa thuận. Nói chung từ này có liên quan đến các tổ chức chính phủ, tập đoàn và tổ chức phi chính phủ. Bộ máy hành chính không chỉ đảm bảo rằng sứ mệnh được thực hiện không chỉ đáp ứng các mục tiêu cần thực hiện mà còn tìm cách tối ưu hóa việc hoàn thành nhiệm vụ để đạt được hiệu quả cao nhất có thể và với chi phí nguồn lực thấp nhất có thể.
Học sinh đương thời coi bệnh quan liêu là một hiện tượng kém hiệu quả. Tuy nhiên, có một số lượng lớn các tổ chức quan liêu trên khắp thế giới. Tiền thân của thuật ngữ Quan liêu là Max Weber, nhà xã hội học, nhà kinh tế và học thuật hành chính người Đức, đã đưa ra khái niệm quan liêu trong khoa học xã hội, khái quát hóa ý tưởng rằng nó là ưu việt hơn bất kỳ hình thức tổ chức nào khác và giải thích tính vững chắc và hiệu quả của các tổ chức quan liêu., do đó đảm bảo một trạng thái ổn định và được tạo thành từ các giá trị đạo đức có khả năng hình thành và duy trì một tổ chức hoặc vị thế.
Các tác giả và nhà phân tích hiện tại cho rằng luận án của Weber được dịch sang tiếng Anh kém và do đó bị hiểu sai. Tính hợp lý cũng bao gồm việc giảm thiểu sự không chắc chắn liên quan đến các thủ tục nội bộ của một tổ chức, mang lại sự minh bạch và rõ ràng cho các quá trình đang được thực hiện, bằng cách này, Bộ máy quan liêu đảm bảo cho tổ chức áp dụng nó một ưu thế hơn những tổ chức khác mang lại sự tin cậy và tin tưởng.
