Thuật ngữ Bản ghi nhớ có nguồn gốc từ tiếng Latinh và khi được dịch sang tiếng Tây Ban Nha, nó có nghĩa là "điều gì đó cần được ghi nhớ." Vì lý do này , việc sử dụng khái niệm chấp nhận một số cách sử dụng. Do đó, có thể nói rằng một bản ghi nhớ ở mức độ chấp nhận cơ bản của nó, một loại báo cáo được gửi tới một người hoặc một nhóm trong đó thể hiện điều gì đó phải được tính đến đối với một vấn đề nhất định. Mặt khác, nó cũng có thể được định nghĩa là một cuốn sổ ghi chép hoặc sổ tay ghi lại những điều mà một người phải nhớ trong tương lai. Trong một bản ghi nhớ, có thể chỉ định nhiều loại thông tin khác nhau, chẳng hạn như thông báo một số thông tin vào phút cuối, một số yêu cầu đặc biệt, v.v.
Trong thế giới ngoại giao, bản ghi nhớ đề cập đến một cuộc trao đổi ít nhấn mạnh hơn bản ghi nhớ và bản ghi chú, trong đó tóm tắt một loạt các sự kiện và lý do cần phải tính đến trong các vấn đề quan trọng hơn. Các bản ghi nhớ ngoại giao thường không có chữ ký của người biên tập. Cần lưu ý rằng RAE cũng nói rõ rằng một bản ghi nhớ có thể đề cập đến một bản ghi nhớ được gửi bằng tay cho một người trong cùng một công ty hoặc tổ chức. Mặc dù thực tế rằng từ chính xác là ghi nhớ, ngày nay người ta thường thay thế từ ghi nhớ, một nguồn gốc từ số nhiều của từ gốc.
Một bản ghi nhớ được tạo thành từ một loạt các yếu tố cố định, trong đó dữ liệu có liên quan cao phải được đặt và nhờ chúng mà có thể phân biệt nó với các văn bản thông tin và giao tiếp khác. Trong số các yếu tố này, có thể kể đến những yếu tố quan trọng nhất, chẳng hạn như: địa chỉ, ngày tháng, người gửi nó, chủ đề, nội dung văn bản, lời tạm biệt, chữ ký, bản sao cho người gửi và chân trang, nếu cần.
Điều quan trọng cần lưu ý là các bản ghi nhớ không có đoạn kết thúc, vì thông tin chỉ được truyền đi và hoàn thiện bằng chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, ngôn ngữ được sử dụng để viết một bản ghi nhớ phải trang trọng, nó truyền tải được sự tôn trọng và gợi lên tầm quan trọng của vấn đề được truyền đạt và truyền tải.
