Biểu đồ thể hiện từng bước một quy trình hoặc hệ thống được gọi là sơ đồ luồng hoặc lưu đồ, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, cho dù lập kế hoạch, lập tài liệu, cải tiến, v.v. Chúng sử dụng một loạt các ký hiệu mà mỗi bước được thực hiện được chỉ ra, chẳng hạn như hình chữ nhật, hình thoi và hình tròn, những ký hiệu này phải được biết để biết cách lập sơ đồ. Một số sơ đồ phổ biến nhất là sơ đồ của hệ thống, dữ liệu và tài liệu, nhưng để xây dựng chúng, cần phải tuân theo một số bước kỹ lưỡng.
Lưu đồ là gì
Mục lục
Hiểu sơ đồ luồng là gì thực sự quan trọng, bởi vì thông qua chúng, bạn có thể giải quyết các vấn đề khác nhau với các quy trình trong một tổ chức. Định nghĩa được chấp nhận nhất của một biểu đồ dòng chảy là của " đồ thị sơ đồ được sử dụng để chỉ ra thứ tự mà các hướng dẫn phải được thực hiện trong trật tự để giải quyết một vấn đề nào đó." các lĩnh vực như kinh tế, lập trình, tâm lý học nhận thức và thậm chí cả các quy trình công nghiệp.
Các sơ đồ này có thể dựa trên bất kỳ quy trình nào, ví dụ về biểu đồ có thể là hệ thống chiếu sáng của bóng đèn hoặc quy trình chuẩn bị công thức nấu ăn.
Đặc điểm của lưu đồ
Các đặc điểm chính của biểu đồ luồng là:
- Chúng phải chính xác nhất có thể, vì các biểu đồ rất dài thường phức tạp hơn để hiểu và đồng hóa, vì vậy chúng ít thực tế hơn.
- Chúng phải chứa các ký hiệu thích hợp theo quy trình được trình bày, điều này tránh cho chúng bị hiểu sai.
- Khi quan sát sơ đồ, cần nắm bắt trực tiếp các bước phải tuân theo trong một quy trình hoặc hệ thống, không cần đọc các ghi chú dài đề cập đến quy trình đã nêu.
- Cần lưu ý rằng các đặc điểm của biểu đồ dòng có thể khác nhau tùy thuộc vào loại biểu đồ và quy trình được mô tả.
Lưu đồ dùng để làm gì?
Những biểu đồ này rất hữu ích để chia nhỏ bất kỳ hoạt động nào bạn muốn thực hiện cả ở cấp độ công nghiệp và dịch vụ, trong bất kỳ lĩnh vực nào của nó. Lưu đồ của một công ty là cực kỳ quan trọng, vì thông qua nó, bạn có thể biết thứ tự hoạt động và các quy trình tuân theo để có được sản phẩm của mình. Theo cách tương tự, chúng được sử dụng để mô tả bất kỳ hệ thống hoặc phương pháp nào phải được thực hiện bên trong chúng, cho phép hiểu rõ ràng về bất kỳ quá trình nào được thực hiện, cũng như hoạt động của nó, do đó góp phần vào các nghiên cứu tiếp theo của họ và các sửa đổi có thể có để cải thiện nó.
Biểu đồ dòng chảy thậm chí có thể thay thế các trang văn bản dài, vì là một bản vẽ, não người tương tác tốt hơn với thông tin mà nó chứa. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải biết lưu đồ là gì.
Các ký hiệu sơ đồ phổ biến nhất
Biểu tượng bắt đầu / kết thúc
Nó được thể hiện bằng một hình bầu dục, nó có nhiệm vụ chỉ ra điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quá trình, nó thường bao gồm các từ bên trong nó, chẳng hạn như "bắt đầu" và "kết thúc" sao cho phù hợp. Đây còn được gọi là biểu tượng dấu chấm hết và có thể cho biết ngoài điều trên, kết quả có thể có của một đường dẫn.
Biểu tượng hành động hoặc quy trình
Trong trường hợp này, biểu tượng được sử dụng là hình chữ nhật, cần lưu ý rằng mỗi hình chữ nhật sẽ chỉ ra một bước trong hệ thống ("thêm pho mát vào bánh pizza") hoặc, nếu không, một quy trình phụ cho những hệ thống có độ phức tạp hoặc kích thước lớn hơn (phát triển pizza), khiến nó trở thành một trong những biểu tượng được sử dụng rộng rãi nhất trong các biểu đồ.
Ký hiệu tài liệu in
Đó là một hình chữ nhật có đường dưới cong, điều này thể hiện đầu vào hoặc đầu ra của dữ liệu mà mọi người có thể đọc được, chẳng hạn như tài liệu hoặc báo cáo in, mặc dù nó cũng có thể là email, trong trường hợp đầu ra có thể là một bản ghi nhớ hoặc một lá thư.
Biểu tượng nhiều tài liệu
Nó tương tự như biểu tượng được mô tả ở trên, tuy nhiên trong trường hợp này, ba biểu tượng được hiển thị chồng lên nhau phía sau biểu tượng khác, cho biết việc nhập hoặc xuất các tài liệu khác nhau trong quy trình. Giống như biểu tượng tài liệu in, một số ví dụ có thể là: in báo cáo hoặc email để nhập và ghi nhớ cho đầu ra.
Quyết định hoặc ký hiệu phân nhánh
Nó có hình dạng giống như một hình thoi và đánh dấu một ẩn số cần phải trả lời, do đó bắt nguồn một nhánh cho biết rằng quá trình của hệ thống sẽ đi theo một hướng theo quyết định đã nói. Những đường biểu thị các quyết định khác nhau, bắt nguồn từ các điểm khác nhau của hình thoi và điều này có thể xảy ra theo các câu trả lời được cung cấp.
Ký hiệu đầu vào / đầu ra
Đây còn được gọi là ký hiệu dữ liệu và được sử dụng để hiển thị hoặc cho biết dữ liệu ra vào hệ thống, chẳng hạn như đơn đặt hàng của khách hàng (vào hệ thống) và việc bán sản phẩm (thoát). Cần lưu ý rằng biểu tượng của băng giấy thể hiện sự ra vào, tuy nhiên nó đã được thay thế bằng nó.
Ký hiệu đầu vào thủ công
Biểu tượng này thể hiện rằng một người sẽ thực hiện một thủ tục theo cách thủ công. Nói cách khác, dữ liệu trong trường hoặc bước tiếp theo của hệ thống phải được thực hiện bằng thiết bị thủ công, chẳng hạn như bàn phím. Một ví dụ khác có thể là khi đăng nhập vào PC và người dùng được yêu cầu nhập mật khẩu của mình.
Ký hiệu chuẩn bị
Thông qua biểu tượng này cho thấy rằng trước khi tiếp tục quá trình, cần phải điều chỉnh hoặc sửa đổi một số nội dung. Đó là điểm khác biệt giữa các bước trong đó quy trình được chuẩn bị và nơi quy trình được thực hiện. Nó cho phép kết hợp cấu hình ở một bước khác trong cùng một hệ thống.
Ký hiệu kết nối
Nó có hình dạng giống một quả cầu và có đặc điểm là đánh dấu rằng việc kiểm tra sẽ được thực hiện tại điểm đó và quá trình này sẽ tiếp tục tại nơi có một bản vẽ giống hệt nhau. Nói chung, hình này được sử dụng trong các sơ đồ phức tạp hơn và có nhiệm vụ liên kết các phần tử được phân tách trên cùng một trang.
Biểu tượng kết hợp
Nó chỉ ra rằng trong bước này, hai hoặc nhiều luồng sẽ được kết hợp thành một. Hình dạng của nó là một kim tự tháp ngược.
Các loại biểu đồ
Sơ đồ luồng tài liệu
Mục đích của nó là chỉ ra các điều khiển tồn tại trong luồng tài liệu, thông qua các thành phần của một quy trình. Loại sơ đồ này nên đọc từ trái sang phải, ví dụ: quy trình vận chuyển tài liệu đến nơi yêu cầu.
Sơ đồ luồng dữ liệu
Thông qua chúng, các điều khiển xác định các luồng dữ liệu trong một quy trình được hiển thị. Chúng được sử dụng để chỉ ra các kênh mà dữ liệu được gửi qua đó, ví dụ: chúng được sử dụng trong kỹ thuật phần mềm, để cung cấp cách tiếp cận tập trung vào phát triển kỹ thuật.
Sơ đồ luồng hệ thống
Nó chỉ ra mức độ của dữ liệu đi qua các thành phần quan trọng nhất của quá trình, chẳng hạn như phương tiện lưu trữ, mạng truyền thông, bộ xử lý, mục nhập dữ liệu và chương trình.
Sơ đồ dòng chảy chung
Nó được sử dụng để mô tả từng giai đoạn tạo nên một quy trình sản xuất hoặc dịch vụ, đại diện cho từng bước cần tuân theo để có được sản phẩm nói trên. Ví dụ: quy trình đóng chai đồ uống trong nhà máy đóng chai.
Sơ đồ luồng công việc
Quy trình làm việc được lập biểu đồ, thông thường sử dụng thông tin văn phòng và tài liệu, ngoài các nhiệm vụ liên quan. Ví dụ: vẽ biểu đồ các bước cần thiết trong một trung tâm y tế để thăm khám.
Sơ đồ luồng chương trình
Thông qua chúng, các điều khiển được kết hợp trong một chương trình mà đến lượt nó là một phần của quá trình sẽ được hiển thị. Ví dụ: quy trình về cách một máy thực hiện, đồng thời là một phần của hệ thống lớn hơn.
Lưu đồ chi tiết
Trong lớp này, tất cả các chi tiết của từng hoạt động của các quá trình, phản hồi, hướng dẫn, các điểm cần đưa ra quyết định, trong số những thứ khác, được trưng bày, ví dụ: khi nào sản phẩm phải được chọn trong dây chuyền sản xuất đã hoàn thành và loại bỏ những lỗi hiện có.
Sơ đồ dòng sản phẩm
Nó chỉ được sử dụng để mô tả cách một sản phẩm nhất định được tạo ra. Trong sơ đồ này, nó được xác định sẽ là nguyên liệu thô sẽ được sử dụng. Ví dụ: khi một số loại bánh mì được làm và loại bột mì sẽ được sử dụng và cách sử dụng nó được chỉ định.
Sơ đồ quy trình
Loại hình này phản ánh mối quan hệ giữa các bộ phận chính của nhà máy công nghiệp. Nó được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kỹ thuật hóa học và quy trình.
Ví dụ: nó được sử dụng để cải tiến hoặc ghi lại một quy trình hoặc định hình một quy trình mới.
Sơ đồ luồng logic
Nó là một loại sơ đồ tập trung vào các doanh nghiệp và các hoạt động của họ. Nó là một công cụ biểu thị bằng đồ thị trình tự các bước của một quy trình, thể hiện trình tự logic của các bước đó để giải quyết hoặc phát triển một quy trình. Ví dụ: nó giúp phát hiện và tìm kiếm lỗi trong một quy trình.
Sơ đồ luồng quyết định
Điều này góp phần vào việc nghiên cứu các chiến lược cả về mối quan hệ bên trong và sự phù hợp với bên ngoài. Ví dụ: quy trình giao tiếp trong một trong các bộ phận của công ty
Cách vẽ biểu đồ luồng
1. Điều đầu tiên cần phải chú ý để biết cách lập sơ đồ là xác định các yếu tố sẽ tạo nên hệ thống, vì điều này sẽ giúp vẽ nó theo đúng thứ tự để có thể dễ dàng hiểu được. Một số thành phần là:
- Đầu vào hoặc đầu vào: đây là các loại dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như bảng, thông tin, tài liệu, bài báo, v.v. Những gì được sử dụng trong hệ thống và sau đó được chuyển thành đầu ra.
- Xử lý: các hành động thông qua các kỹ thuật và công cụ được thực hiện ở các đầu vào, sau đó được chuyển thành sản phẩm hoặc đầu ra.
- Đầu ra hoặc kết quả đầu ra: nó là thành quả của quá trình và giống như đầu vào, có thể là tài liệu, vật liệu, vật phẩm, v.v.
2. Bước thứ hai là biết những ký hiệu nào được sử dụng và ý nghĩa của từng ký hiệu đó.
3. Vẽ từng bước theo đúng thứ tự. Cần lưu ý rằng trong một số trường hợp có các bước xảy ra song song hoặc có trường hợp không thực hiện được thì phải đợi thoát ra khỏi các quy trình trước đó.
4. Vẽ các mũi tên liên kết các quá trình.
5. Tiếp theo, các ký hiệu nên hiển thị những gì xảy ra trong mỗi bước của quy trình, tức là có nên đợi bước khác hay không, có chờ tài liệu hoặc dữ liệu hay không, hoặc cũng để đưa ra quyết định.
6. Tại thời điểm này, các ký hiệu tương ứng với từng bước của hệ thống nên được vẽ.
7. Cuối cùng kết quả nên được kiểm tra.
Hiện tại, có nhiều công cụ khác nhau để phát triển các sơ đồ này, đến mức trên web có thể tìm thấy các chương trình để tạo sơ đồ luồng, do đó mở ra cánh cửa cho một công cụ quan trọng để những người cần đến nó và thậm chí, cung cấp cho bạn khả năng tạo lưu đồ trực tuyến.
