Từ nguyên của từ Archive bắt nguồn từ tiếng Latinh “Archivum” có nghĩa là “nơi ở của các thẩm phán”. Ngày nay, tệp từ được chỉ định để chỉ địa điểm hoặc điểm đến nơi các tài liệu có thể được tạo ra bởi con người hoặc tổ chức được lưu trữ và bảo quản và vì lý do này, tệp có thể là riêng tư hoặc công khai.
Mục đích cơ bản của bất kỳ kho lưu trữ nào là có thể lưu trữ, sắp xếp và phân loại các tài liệu để khi cần tìm kiếm, chúng có thể được tìm thấy một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Trong thế giới máy tính, thuật ngữ tệp (hoặc tệp, từ tiếng Anh) thường được sử dụng để chỉ một tập hợp dữ liệu hoặc thông tin kỹ thuật số dựa trên "bit hoặc thông tin nhị phân" có thể được lưu và sau này được sử dụng bằng cách các ứng dụng hiện có trên máy tính hoặc bất kỳ thiết bị công nghệ nào khác. Tệp máy tính được lưu trữ trên ổ cứng của máy tính và nó bao gồm tên và phần mở rộng của thư mục chứa nó (ví dụ: filename.ext).
Hãy nhớ rằng không phải tất cả các tệp đều được lưu trữ theo cùng một cách trên máy tính, tệp văn bản được lưu khác với hình ảnh, video hoặc tệp nhạc; Không gian chúng chiếm trên ổ cứng cũng không giống nhau, vì nội dung của chúng khác nhau. Ưu điểm của các tệp kỹ thuật số là chúng có thể được di chuyển, sao chép, xóa, thay đổi vị trí của chúng, v.v. Từ máy tính của chúng tôi, chúng cũng có thể được chia sẻ bởi các mạng xã hội và được gửi qua email.
Tuy nhiên, cần phải nhớ rằng tài liệu lưu trữ đã là một phần của lịch sử nhân loại kể từ khi nó bắt đầu ghi lại cuộc đời của nó, vì dữ liệu hoặc tài liệu quan trọng nhất luôn được lưu trữ trong các kho lưu trữ vật lý, vì không có công nghệ mà bạn có ngày hôm nay. Những tài liệu này đã được lưu trữ trong các nhà kho, hộp hoặc kệ lớn. Mặc dù một trong những nhược điểm lớn nhất của nó là theo thời gian, giấy bị hư hỏng là không thể tránh khỏi và chúng mất hết nội dung. Mặc dù vậy, chúng tôi không thể quên rằng có rất nhiều sách và tài liệu vật lý có giá trị lịch sử biểu tượng và vì lý do này, chúng tôi sẽ luôn cố gắng giữ chúng trong tình trạng tốt nhất có thể.
