Cơ quan đăng ký hộ tịch là hệ thống mà chính phủ ghi lại các sự kiện quan trọng (sinh, kết hôn và qua đời) của công dân và cư dân của mình. Cơ sở dữ liệu hoặc kho lưu trữ kết quả có các tên khác nhau ở các quốc gia khác nhau và thậm chí ở các bang khác nhau của Hoa Kỳ. Nó có thể được gọi là cơ quan đăng ký dân sự (nhưng nó cũng là một thuật ngữ chính thức cho một tệp cá nhân) nhưng cũng có thể văn phòng chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ. được gọi là văn phòng thống kê quan trọng, văn phòng thống kê và hồ sơ quan trọng, cơ quan đăng ký, đăng ký, văn phòng đăng ký (văn phòng đăng ký chính thức) hoặc đăng ký dân số.
Mục đích chính của đăng ký hộ tịch là tạo ra một văn bản pháp lý có thể được sử dụng để thiết lập và bảo vệ các quyền của cá nhân. Mục đích thứ hai là tạo nguồn dữ liệu để tổng hợp các thống kê quan trọng.
Ở hầu hết các quốc gia, có yêu cầu pháp lý là phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về một số sự kiện nhất định trong cuộc sống, chẳng hạn như sinh, kết hôn và cái chết. Quốc gia đầu tiên thiết lập sổ đăng ký dân số quốc gia là Pháp vào năm 1539, sử dụng sổ đăng ký của Giáo hội Công giáo. Tiếp theo là Thụy Điển vào năm 1631, dựa trên một hồ sơ do Nhà thờ Thụy Điển thay mặt vua Thụy Điển lập ra.
Liên hợp quốc định nghĩa đăng ký hộ tịch là “hồ sơ liên tục, vĩnh viễn, bắt buộc và phổ biến về sự xuất hiện và đặc điểm của các sự kiện quan trọng của dân số theo quy định của nghị định hoặc quy định phù hợp với yêu cầu pháp lý của một quốc gia, chủ yếu nhằm mục đích thiết lập các văn bản pháp lý theo quy định của pháp luật. Những hồ sơ này cũng là nguồn thống kê quan trọng chính. Việc đăng ký hộ tịch đầy đủ, chính xác và kịp thời là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng của các số liệu thống kê quan trọng. "
Những sự kiện quan trọng thường được ghi vào sổ hộ tịch bao gồm sinh, chết, thai chết lưu, tên, đổi tên, kết hôn, ly hôn, hủy hôn, ly thân hợp pháp, nhận con nuôi, hợp pháp và công nhận. Trong số các giấy tờ pháp lý có nguồn gốc từ đăng ký hộ tịch là giấy khai sinh, giấy chứng tử và giấy chứng nhận kết hôn. Sổ đăng ký gia đình là một loại hình đăng ký dân sự xử lý nhiều hơn các sự kiện trong đơn vị gia đình và phổ biến ở các quốc gia lục địa Châu Âu và Châu Á như Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Nga (Propiska), Trung Quốc (Hukou), Nhật Bản (Koseki) và Bắc và Hàn Quốc (Hoju).
Ngoài ra, ở một số quốc gia, nhập cư, di cư và bất kỳ thay đổi nơi cư trú nào có thể yêu cầu thông báo. Sổ đăng ký thường trú là một loại đăng ký dân sự chủ yếu liên quan đến nơi cư trú hiện tại.
