Chi phí là chi phí xảy ra như một phần của các hoạt động điều hành của công ty trong một kỳ kế toán cụ thể. Theo phương pháp kế toán dồn tích, một khoản chi phí được báo cáo trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ khi: chi phí phù hợp hơn với thu nhập liên quan, chi phí đã hết hoặc hết hạn, hoặc có sự không chắc chắn hoặc khó khăn trong việc đo lường lợi ích chi phí trong tương lai.
Ví dụ: khi lập báo cáo thu nhập của nhà bán lẻ trong tháng 8, giá vốn hàng bán trong tháng đó phải được báo cáo. (Ngày nhà bán lẻ thanh toán cho hàng hóa không liên quan.) Hoa hồng mà nhân viên bán hàng kiếm đượcvì đã bán được hàng vào tháng 8, chúng phải được báo cáo là một khoản chi phí trong báo cáo thu nhập tháng 8 (ngay cả khi hoa hồng được trả vào tháng 9). Chi phí điện sử dụng trong tháng thứ tám cũng phải được tính vào chi phí trong báo cáo thu nhập của tháng đó (ngay cả khi hóa đơn được nhận vào tháng 9 và thanh toán vào tháng 10). Những ví dụ này chỉ ra rằng một khoản chi phí có thể xảy ra trong một kỳ kế toán khác với kỳ doanh nghiệp thanh toán cho khoản mục đó. Do đó, từ chi có nghĩa khác với thanh toán.
Chi phí thường được chia thành hai cách phân loại chính: hoạt động và phi hoạt động.
Chi phí hoạt động liên quan đến các hoạt động chính của một công ty. Ví dụ, chi phí hoạt động của một nhà bán lẻ bao gồm: giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý và bán hàng (SG&A). Công ty có thể sắp xếp các khoản chi này theo bộ phận, ngành hàng, chi nhánh, v.v.
Các chi phí phi hoạt động của một nhà bán lẻ đề cập đến các hoạt động ngẫu nhiên của nó. Một khoản chi phí phi hoạt động phổ biến đối với một nhà bán lẻ là chi phí lãi vay.
Tài khoản chi phí là tài khoản vốn chủ sở hữu đối ứng có số dư bên nợ. Điều này có nghĩa là vốn chủ sở hữu bị giảm xuống do doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí. Điều này có ý nghĩa vì chi phí làm giảm thu nhập ròng hoặc lợi nhuận của công ty. Bạn có thể thấy rõ điều này trong phương trình kế toán mở rộng trong đó:
Vốn chủ sở hữu = vốn chủ sở hữu - các khoản rút ra + thu nhập - chi phí.
Khi tài khoản chi phí tăng lên, tổng nguồn vốn của công ty giảm.
